Dlaczego spisywanie wydatków jest ważne?
Twoją pasją są inwestycje i wolisz czytać o tym, jak zarabiać na giełdzie? Pasjonuje cię rywalizacja z innymi inwestorami i całym rynkiem, chcesz jak najszybciej zacząć naprawdę inwestować: szukać akcji, porównywać indeksy, analizować wykresy.
OK, rozumiem. Ale zanim zaczniesz, musisz mieć co inwestować. Dlatego najpierw musisz nauczyć się oszczędzać. A by nauczyć się oszczędzać, musisz zacząć kontrolować swoje finanse.
Jesteś tu, bo planujesz wziąć kredyt? Chcesz się dowiedzieć jak zarządzać zadłużeniem, jak podejmować decyzje dotyczące skutecznego korzystania z dostępnych produktów finansowych. Chcesz wiedzieć na co patrzeć i jak to zrobić, by zapłacić jak najmniej za spełnienie swoich marzeń, przytulne mieszkanie, czy nowy samochód.
OK, rozumiem. Ale zanim zaczniesz, musisz poznać swoje możliwości finansowe. Musisz wiedzieć ile zarabiasz, ile wydajesz, co posiadasz i skąd to masz. Aby się tego dowiedzieć, musisz zacząć od kontroli swoich finansów.
Niezależnie od tego, co cię sprowadza na Keep Simple, musisz zacząć od spisywania swoich wydatków. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta: bez spisywania wydatków nie da się ich kontrolować. Spisywanie wydatków to pierwszy krok na twojej drodze do sukcesu finansowego. Krok, który trzeba wykonać.
Jest to fundament zarządzania finansami osobistymi. W którąkolwiek stronę finansów chcesz potem pójść: czy to kredytów, czy to ubezpieczeń, czy inwestycji, musisz zacząć od wyrobienia w sobie nawyku spisywania wydatków. Bez ewidencji nie ma kontroli nad finansami. Bez kontroli nie ma zarządzania.
― Madziu, nie martw się tym laptopem! ― powiedziała mama, składając puste talerze, do których mogła sięgnąć. Większość, poza ojcem, już zjadła. ― Michał przecież jest informatykiem, na pewno ci pomoże go naprawić!
― Och, ile razy mam mamie powtarzać, że nie jestem informatykiem ― powiedział Michał z uśmiechem, po czym zwrócił się do Magdy. ― Niestety, nie potrafię naprawiać laptopów. Ale znam dobry serwis, sądzę, że naprawa nie będzie droga i chyba warto go tam zanieść.
― Michałku, jak nie informatykiem… Przecież sprzedawaliście tam… coś przez internet…
― Fakt, miałem do czynienia z informatyką i informatykami, ale to nie oznacza, że sam nim jestem.
― Jest takie powiedzenie, że dobry informatyk nie musi być dobrym szefem informatyków ― przyszedł w sukurs Darek. ― W drugą stronę też tak działa. Michał był dobrym szefem dla informatyków, ale to nie oznacza, że sam byłby dobrym informatykiem.
― Opowiedz nam w takim razie o tej firmie co ją sprzedałeś ― powiedział tata, podając swój talerz żonie.
Mimo że Michał nie lubił się chwalić, a jego firma mogła być powodem do chluby, to szybko dał się namówić do opowieści. Znał już rodzinę Ani i wiedział, że nie miał wyboru.
― Jako że zawsze interesowałem się relacjami międzynarodowymi, szczególnie w Europie, poszedłem na studia na Europeistykę ― zaczął. ― Przez pierwszy semestr żyłem jak prawdziwy student, tanio, biednie
― Tosty pod żelazkiem? ― zaśmiała się Magda.
― No, nie aż tak. Ale obiad zazwyczaj nie kosztował więcej niż 3 złote. Trzeba było oszczędzać po to, by wydać więcej na imprezach. Pod koniec pierwszego roku poznałem dziewczynę z innej grupy. Śliczna, miła, wesoła; szybko się zakochałem. Czułem, że też się jej podobam. Rzadko pojawiała się na imprezach – których zresztą na drugim roku było i tak mniej – ale gdy już się pojawiała, to bardzo starałem się zbliżyć. Powoli poznawałem ją lepiej, zapisałem się nawet na taniec, do tej samej grupy co ona.
― A ja się musiałam męczyć dwa lata by cię zaciągnąć na kurs tańca! ― oburzyła się Ania.
― W końcu, podczas jednej z imprez, spędziliśmy razem wieczór. Było bardzo miło. W ciągu następnego tygodnia kilka razy poszliśmy na spacer, sporo pisaliśmy ze sobą. Ale nagle kontakt się urwał na jakiś czas. Odchodziłem od zmysłów. W końcu się dowiedziałem, że się z kimś umawia. Z jakimś gościem koło trzydziestki, który się już dorobił. No i zaczął ją przywozić, czasem po nią przyjeżdżać swoim wypasionym samochodem. Ona zaczęła się całkiem inaczej ubierać, było widać, że na bogato. Zrozumiałem. Przegrałem, bo biedowałem. Postanowiłem, że pieniądze nie będą już dla mnie problemem.
Michał napił się wody; wszyscy słuchali go uważnie, więc kontynuował.
― Poczytałem kilka książek o finansach, poszperałem trochę w internecie. Zacząłem od spisywania wydatków. Zbierałem wszystkie paragony, wpisywałem moje wydatki do Excela. Na początku szło dobrze, pierwszy tydzień był naprawdę udany. Trzeciego tygodnia miałem już jednak szufladę pełną paragonów. Dałem sobie spokój. Ale gdy zobaczyłem ich razem na Rynku, jak wchodzą razem do jednej z droższych restauracji, motywacja znowu urosła. Postanowiłem kontrolować swoje wydatki raz jeszcze. Pierwszy tydzień, drugi – w ostatniej chwili spisałem wszystkie zaległe paragony. Cieszyłem się jak dziecko, że w porę oprzytomniałem i nie doprowadziłem do podobnej sytuacji jak ostatnio.
― Trzy tygodnie później jednak znowu nazbierała się cała szuflada paragonów. Ale tym razem, zamiast przerwać, postanowiłem spędzić trzy wieczory i nadrobić wszystkie zaległości. Pewnie zbliżająca się sesja mi w tym pomogła – w końcu to czas, gdy człowiek chce robić wszystko inne, by tylko się nie uczyć. Ale z perspektywy czasu był to dla mnie ważniejszy egzamin niż ten z „Tożsamości Etnicznej i Kulturowej”. Odtąd byłem już na bieżąco. Po trzech miesiącach regularnego zbierania paragonów i wpisywania ich do Excela zdałem sobie sprawę, że to nic strasznego.
― Co więcej, wiedziałem już, ile wydaję i na co. Policzyłem, gdzie mógłbym porobić oszczędności. Postanowiłem robić sobie kawę w domu, podobnie z drugim śniadaniem czy obiadem. Zacząłem odkładać – najpierw 5%, ale po pół roku już 20% tego, co miesięcznie dostawałem. Znalazłem też pracę dorywczą w sklepie internetowym. A o zbieraniu paragonów już nie myślałem; kontrolowanie wydatków stało się dla mnie nawykiem.
― Skupiłem się na innych rzeczach. Widząc jakiś szyld, zastanawiałem się, kto jest grupą docelową, i czy przekaz marketingowy danej firmy jest skuteczny. Co bym zrobił inaczej? Czytałem o marketingu, zacząłem chodzić na różne szkolenia. Zacząłem uczyć się finansów – a gdy na studiach mieliśmy bankowość, to wiedziałem już na ten temat więcej niż nasz wykładowca. Zamiast przygotowywać się do imprezy, wolałem piątkowy wieczór spędzić w czytelni, a potem słuchać podcastów i oglądać wystąpienia zagranicznych mówców. Nie dość, że pozwoliło mi to jeszcze więcej oszczędzać, to z każdym tygodniem rozumiałem coraz lepiej świat biznesu.
― W końcu, rozmawiając z kolegą studiującym Informatykę, wpadłem na pomysł. A jakby tak wykorzystać moją znajomość niemieckiego, i stworzyć serwis, w którym polscy informatycy będą wprowadzali swoje profile, a te będą wyświetlane niemieckim przedsiębiorcom? Zainwestowałem 4.500 złotych, które miałem odłożone, dzięki kontrolowaniu własnych finansów. Zbudowałem serwis, spędzając noce na różnych darmowych lub tanich kursach CSS i PHP. Kupiłem odpowiednią grafikę, zrobiłem plan marketingowy, a kolega po kosztach napisał mi potrzebny kod, który mnie przerastał.
― I tak powstał niemieckojęzyczny serwis internetowy, łączący firmy z młodymi informatykami. Tańszymi niż niemieccy, a zapewniający taką samą jakość. Zarabiałem na abonamentach od firm, które były zainteresowane, ale też na dodatkowych usługach, jak pomoc w tłumaczeniu i porozumiewaniu się pracodawców z informatykami. Skończyłem studia akurat w momencie, gdy podpisywałem pierwszą umowę z niemieckim przedsiębiorstwem, produkującym części dla Airbusa. Powiem wam, że cieszyłem się z tej umowy dużo bardziej, niż z dyplomu licencjata. No i gdy koleżanki ze studiów kończyły studia magisterskie, ja postanowiłem sprzedać swój biznes. I poznałem Anię.
Jak ja to robię?
Gdy coś kupuję, zawsze czekam na paragon i wkładam go do kieszeni. Codziennie wieczorem siadam przy komputerze i wprowadzam wszystkie wydatki do arkusza kalkulacyjnego. Zajmuje mi to od 2 do 5 minut dziennie.
Prowadząc ewidencję, dzielę wszystkie wydatki na podstawowe kategorie: żywność, słodycze, fast food, chemię (kosmetyki, środki czystości), ubrania poszczególnych członków rodziny oraz prywatne pieniądze (czyli kieszonkowe – jakkolwiek to brzmi). Osobno prowadzę ewidencję większych wydatków oraz stałych płatności (czynsz, czesne, media).
Samo spisywanie wydatków dzielę na trzy etapy:
-
Porządkuję paragony i notatki z telefonu według dat;
-
Zaznaczam na każdym paragonie jakiej kategorii były to wydatki. Jeżeli na paragonie były zakupy z różnych kategorii – zapisuję sumy;
-
Wprowadzam wydatki do arkusza kalkulacyjnego. Wpisuję kwoty poszczególnych kategorii z danego wydatku – arkusz sam liczy resztę.
Podstawowe zasady
Mój sposób nie jest jedynym właściwym. To system który mi pasuje, ale Tobie nie musi. Jeżeli nie chcesz zbierać paragonów, by przepisywać je do arkusza kalkulacyjnego, są inne sposoby. Jednakże, by spisywanie wydatków miało jakikolwiek sens, kilka zasad musi zostać bezwzględnie zachowanych.
Przede wszystkim, każda złotówka musi zostać zapisana.
Jeżeli Ty, moja czytelniczko, będziesz skrzętnie notowała wydatki, a Twój partner będzie płacił za obiady i kawę w pracy ze wspólnego konta, nie informując Cię, ile wydał, stracisz swój czas. Wciąż nie będziesz wiedziała, co się stało z 1/10 Waszych pieniędzy.
Jeżeli Ty, mój Czytelniku, będziesz wszystko notował, a Twoja partnerka uzna to za fanaberię i będzie przynosiła Ci co drugi paragon (bo dzieci krzyczały, bo kasjerka niesympatyczna, bo skończyła się rolka w kasie), to też stracisz swój czas. Nie będziesz wiedział, co się stało z 1/5 Waszych pieniędzy.
Każda wydana złotówka musi być zapisana. Może to być nawet najprostszy system kopertowy. W naszych przykładach, partner dostanie 100 złotych na obiady w pracy w ciągu tygodnia. Partnerka będzie dostawała 400 zł tygodniowo na zakupy.
W ten sposób najważniejsza zasada spisywania wydatków zostanie zachowana – będziemy wiedzieć, że obiady w pracy kosztowały 100 zł, a zakupy spożywcze 400.
Pamiętaj, że Twoim celem jest dowiedzieć się, co się dzieje z Twoimi pieniędzmi.
Inne możliwości ewidencji finansowej
Dla mnie najwygodniejsze jest zbieranie paragonów i zapisywanie ich w arkuszu kalkulacyjnym. Nie oznacza to, że będzie to równie wygodny sposób dla Ciebie. Dla różnych osób, wygodniejsze są inne metody prowadzenia ewidencji.
System bankowy
Osoby, które płacą niemal wyłącznie kartą, mogą wybrać kategoryzację wydatków przez system bankowy lub zewnętrzną aplikację.
W części polskich banków znajdziemy system który wspomaga prowadzenie ewidencji. Posłużę się przykładem mBanku, bo tam mam główne konto. System sam przypisuje płatności do poszczególnych kategorii.
Istotną wadą jest to, że cała płatność jest przypisywana do jednej kategorii. W mojej rodzinie muszę kontrolować poziom wydatków na słodycze lub fast foody. Korzystając z systemu bankowego, fast foody wychwycę („jedzenie poza domem”), ale słodycze utoną w kategorii „żywność i chemia domowa”, razem z kurczakiem, brokułami, ogórkami i proszkiem do prania.
Programy zewnętrzne
Podobnym rozwiązaniem jest skorzystanie z zewnętrznego programu. Można go połączyć z kontem bankowym by sam automatycznie ściągał dane, albo wprowadzać je ręcznie z pliku csv. Przykładem takiego rozwiązania jest Kontomierz. Zaletą takich aplikacji jest ich większa użyteczność niż kategorii z systemów bankowych.
W przeciwieństwie do systemu mBanku, Kontomierz pozwoli mi podzielić zakupy w Lidlu na kilka kategorii. Kontomierz może pełnić funkcję uzupełniającą: będzie rejestrował płatności kartą, a Ty uzupełnisz te wydatki, które zostały zapłacone gotówką.
Aplikacje mobilne
Możesz też skorzystać z aplikacji mobilnej. W momencie zakupu wprowadzisz dane do aplikacji. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że będziesz mieć większe możliwości zarządzania niż w przypadku paragonów i arkusza. Generowanie raportów w różnych zestawieniach to kilka kliknięć. Ja musiałbym zmieniać formuły, gdybym chciał policzyć inny wskaźnik.
Nie zaprzątaj sobie głowy
Nie polecam natomiast zapamiętywania wydatków i późniejszego wprowadzania ich do ewidencji. Nie warto zaprzątać sobie głowy cenami i sklepami. Przede wszystkim, są przyjemniejsze rzeczy o których można myśleć. Marzenia, plany czy bliskie osoby – to zdecydowanie przyjemniejsze tematy rozmyślań niż ceny jogurtów i mleka.
Podsumowując
Sposobów na spisywanie wydatków jest kilka:
– zbieranie paragonów + arkusz kalkulacyjny (ew. Kontomierz lub inny program do zarządzania finansami osobistymi)
– zapisywanie na bieżąco w aplikacji
– płatności bezgotówkowe + raporty z banków
Ważne jest, by:
– każdy wydatek został zapisany
– wszyscy brali udział w spisywaniu wydatków
– nie prowadzić ewidencji w pamięci
