Podstawy planowania

Plan to zestaw naszych zachowań, prowadzących do osiągnięcia celu, uwzględniający zmieniające się okoliczności


Warto planować

Już wiecie, że warto planować. Można to robić na różne sposoby. Każdy z obszarów nauki oraz życia, zainteresowanych planowaniem, opracował swoje własne podejście. Planowanie jest jedną z funkcji zarządzania, żywo zainteresowana jest nim nauka o wojskowości, interesuje się psychologia, środowisko biznesowe, coachowie.

Ja planuję każdą czynność, która jest chociaż trochę skomplikowana i wymaga ode mnie wytrwałości czy porządku. W wieku 21 lat zaplanowałem swoje życie i karierę. Planuję finanse, każdorazowe sprzątanie mieszkania, napisanie każdego tekstu – czy to jest wpis na blogu, artykuł naukowy czy opowiadanie fantasy.

Najczęściej stosuję plan dekompozycyjny, który zaraz opiszę. Najpierw musicie dokładnie zrozumieć istotę planowania.

Wyobraźcie sobie jezioro na którym pływa żaglówka, a na każdym z czterech brzegów są przystanie.

Przykładem planowania przedstawiający żaglówkę na jeziorze z czterema przystaniami. Gdy sternik nie zaplanuje gdzie płynąć, żaglówka popłynie tam, gdzie zawieje wiatr. Gdy sternik obierze cel i zaplanuje podróż, może płynąć nawet pod wiatr

Jeżeli sternik nie zaplanuje do której przystani się dostać, popłynie tam, gdzie zawieje wiatr lub poniosą go prądy. Jeżeli wiatr będzie wiał w różne strony, może się okazać, że mimo tego, iż żaglówka nieustannie pływa, to nigdzie nie dociera. Za każdym razem, gdy wiatr się zmienia, zmienia się również kurs żaglówki. Co więcej, bardziej prawdopodobne jest, że wpłynie w jakieś trzciny, chaszcze lub głazy, niż dobije do przystani.

Przykładem planowania przedstawiający żaglówkę na jeziorze z czterema przystaniami. Gdy sternik nie zaplanuje gdzie płynąć, żaglówka popłynie tam, gdzie zawieje wiatr. Gdy sternik obierze cel i zaplanuje podróż, może płynąć nawet pod wiatrNatomiast gdyby sternik wiedział, gdzie chce dopłynąć, mógłby dopłynąć wszędzie, do każdej z czterech przystani – nawet pod wiatr (stosując metodę zwaną halsowaniem).

Przykładem planowania przedstawiający żaglówkę na jeziorze z czterema przystaniami. Gdy sternik nie zaplanuje gdzie płynąć, żaglówka popłynie tam, gdzie zawieje wiatr. Gdy sternik obierze cel i zaplanuje podróż, może płynąć nawet pod wiatrPlanować więc warto, dzięki temu przejmujemy stery życia w swoje ręce i możemy płynąć tam, gdzie chcemy, niekoniecznie tam, gdzie zawieje wiatr. Musicie pamiętać, że plan nie jest sztywnym ograniczeniem ani celem samym w sobie; plan ma pomagać w osiągnięciu celu. By było to możliwe, należy przewidzieć jak najwięcej okoliczności.

W naszym przykładzie nie jest to jedynie wiatr. Nasz sternik powinien wziąć pod uwagę wiele elementów: opady, nasłonecznienie, wysokość fal, siłę i kierunek prądów, profil dna, innych uczestników ruchu wodnego, wyładowania atmosferyczne.

Czy to wszystko? Nie, to tylko czynniki zewnętrzne, a uwzględnić trzeba również wewnętrzne: począwszy od własnych umiejętności, możliwości i stanu statku, przez załogę, pasażerów, zapasy i pewnie wiele innych rzeczy, o których nie wiem, bo jeszcze nigdy jachtem nie pływałem.

Podsumujmy: dzięki planowaniu dotrzemy tam, gdzie chcemy. Musimy jednak wziąć pod uwagę wiele czynników, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych.

Pozostała jeszcze jedna ważna kwestia: okoliczności mogą (a raczej na pewno będą) się zmieniać. Gdy zmienią się istotnie, musimy zmienić również nasz plan.

Jak istotnie? To zależy od indywidualnych przypadków: mała drewniana łódka żaglowa przy wzroście fal o 30-40 centymetrów może być narażona na zatonięcie, w takich okolicznościach sternik musi zmienić swój plan i dbać przede wszystkim o bezpieczeństwo, znaleźć spokojniejsze wody, wyrzucić zbędny balast. Ogromny, 50-metrowy jacht może w ogóle nie odczuć takiego wzrostu fali, wobec czego kapitan tego jachtu nie będzie musiał go brać pod uwagę. Jedyne co może zaobserwować, to lekki wzrost zużycia paliwa.

Teraz już mamy pełną istotę planu:

Plan to zestaw naszych zachowań i działań, uwzględniający zmieniające się czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, prowadzący do osiągnięcia zamierzonego celu.

W wersji skróconej: to zestaw naszych zachowań prowadzący do osiągnięcia celu.

Jak zrobić plan dekompozycyjny?

Plan dekompozycyjny polega na opracowaniu ogólnego planu działań i rozwijaniu go na kolejne, bardziej szczegółowe poziomy. Pokażę Wam jak zrobić plan dekompozycyjny na przykładzie Magdy i Darka:

Magda i Darek poznali się kilka lat temu w pubie Giglio. To miejsce stało się niemal symbolem ich związku. Spotykali się tam bardzo często, to również miejsce ich pierwszego pocałunku. Zgodnie uznali, że tam „wszystko się zaczęło”.
Darek właśnie postanowił oświadczyć się Magdzie. Ma jednak poważny problem: ona jest straszną romantyczką, a on prostym chłopakiem. Wiele razy wypominała mu, że nie ma w nim za krzty romantyczności. Postawił sobie za cel wywrzeć na niej wrażenie.  Na swój analityczny sposób zaczął się zastanawiać czym jest romantyczność.
W słowniku języka polskiego zaciekawiły go dwie definicje tego słowa: „«postawa życiowa charakteryzująca się idealizmem, irracjonalizmem i nadmierną uczuciowością» oraz «nastrojowość i tajemniczość utworu, krajobrazu, chwili itp.» Postanowił więc, że to, w jaki sposób to zrobi, musi łączyć w sobie nastrojowość, tajemniczość i krajobraz.
Oglądając stare zdjęcia przewijał się często pub Giglio. Darek już od dawna tam nie był. Wpisał „Giglio” w Google, chcąc sprawdzić, czy pub jeszcze istnieje. Ze zdziwieniem odkrył, że tak nazywa się jedna z wysp archipelagu Toskańskiego. I nagle zaświtał mu w głowie pewien pomysł… Zabierze ją na Giglio! Będzie myślała, że jadą do pubu, a okaże się, że lecą na włoską wyspę.
Teraz trzeba tylko zaplanować podróż…

Pierwszym krokiem w planowaniu jest ustalenie obecnego stanu. W przypadku Darka ustalenie obecnego stanu jest bardzo proste, bo chodzi o rzeczywiste miejsce – w dodatku bardzo dobrze mu znane. Znajduje się bowiem w mieście, w którym żyje i pracuje od lat.

Jeżeli jednak planujemy karierę czy życie jest już nieco trudniej. Trzeba się głęboko zastanowić co się robi w danym momencie, co się potrafi, co umie i lubi. Jeszcze trudniej jest podczas planowania finansowego: trzeba policzyć ile się obecnie wydaje (i na co), ile się zarabia.

Drugim krokiem jest zidentyfikowanie swojego celu. Z poprzedniej lekcji wiecie już, że należy zacząć od wartości, marzeń i standardu życiowego. Cel powinien być SMART, to znaczy:

  • Specific (Szczegółowo określony, konkretny)
  • Measurable (Mierzalny, możliwy do zmierzenia)
  • Ambitious (Ambitny, wymagający wysiłku)
  • Realistic (Realistyczny, możliwy do osiągnięcia)
  • Time-related (Terminowy, określony w czasie)

Czasami określenie celu może być trudne, trzeba sięgnąć w głąb siebie. Zatrzymać się i wyobrazić sobie, gdzie chce się znaleźć, co chce się robić i co mieć. Lubię stosować ćwiczenie, które znalazłem w książce Briana Tracy’ego, polegające na symulacji wyidealizowanej wizji: masz wszystkie możliwe zasoby, wszelkie potrzebne umiejętności, kontakty i cokolwiek zrobisz – uda się.

Wyobraź sobie, jak będzie wyglądało twoje życie za pięć lat. Wersja hard polega na symulacji krok po kroku, dzień po dniu następnych pięciu lat, wersja prostsza na wyobrażeniu sobie bezpośrednio końca drogi, finalnego efektu (Tracy 2011, 55-62).

W przypadku Darka, ustalenie celu jest teoretycznie proste. Zna nazwę miejsca docelowego, ale jego cel nie jest jeszcze SMART.

Darek wie, że cel ma być SMART. Dlatego zapisał sobie akronim na kartce:
S
M
A
R
T
„Podróż na Wyspę Giglio” nie jest zbyt konkretnym celem. Dlatego Darek postanowił sprawdzić, gdzie dokładnie się mogą zatrzymać. Wszedł na stronę z wyszukiwarką hoteli i zobaczył, że w czasie, w którym oboje mogą wziąć urlop, na wyspie wolny jest tylko jeden hotel: Hotel Castello Monticello.
Cel jest mierzalny: odległością, którą przebędą, czasem trwania czy kosztem. Czuje, że jest dość ambitny, ale jednocześnie realistyczny. Został też już określony  w konkretnym terminie (w czasie, w którym wzięli wspólny urlop).
Jego ostateczne brzmienie to: „Spędzić urlop z Magdą w hotelu Castello Monticello na Wyspie Giglio we Włoszech”

Gdy wiemy już jaka jest nasza obecna sytuacja oraz gdzie chcemy dotrzeć, należy wykonać plan działań, które trzeba podjąć, by dany cel osiągnąć. Większość bardziej złożonych celów może wydawać się czymś abstrakcyjnym. Ogromnym, frustrującym przedsięwzięciem, wymagającym wielu godzin ciężkiej pracy. To nie motywuje do działania.

Łatwiej jest robić prostsze rzeczy niż trudniejsze. Ale przecież realizacja każdego, nawet ogromnego przedsięwzięcia, składa się z wielu mniejszych i prostych rzeczy. Jeżeli więc podzielimy to przedsięwzięcie na mniejsze części, łatwiej będzie się do tego zabrać. Prosty przykład: łatwiej wyobrazić sobie znalezienie architekta niż zbudowanie domu. Jest takie przedsiębiorcze powiedzenie, wyjaśniające jak zjeść słonia: kawałek po kawałeczku.

Plan Dekompozycyjny zakłada przygotowanie krótkich planów, rozwijających następnie na kolejne poziomy. Plan powinien składać się z 4-6 punktów (+/-1). Pierwszy plan nazywam Planem Strategicznym. Przedstawia on jak w 4-6 krokach osiągnąć mój wyznaczony cel.

Darkowi, póki co, pomysł wydaje się abstrakcyjny. Zabrać Magdę na włoską wyspę tak, by wychodząc z domu myślała, że jadą do pubu? Przecież to takie skomplikowane, takie ciężkie. Postanawia skorzystać z metody planu dekompozycyjnego, który poznał czytając stronę KeepSimple.pl. Ponoć ten plan może pomóc zaplanować nawet najbardziej skomplikowane przedsięwzięcia – a plan Darka do takich właśnie należał.
Cel jest ustalony, pora więc przygotować plan strategiczny. Czyli podzielić Cel na 4-6 kroków. No to próbujmy.
Darek obecnie znajduje się we Wrocławiu, więc jednym z kroków pewnie powinno być dostanie się do Giglio. Tylko zanim się tam dostanie, musi zarezerwować hotel. I musi się spakować. A co więcej – spakować Magdę tak, by nie domyśliła się, że nie jadą do klubu. Trzeba więc obmyślić fortel, jak zawieźć ją na lotnisko, by nie wiedziała, że nie jadą do pubu tylko na włoską wyspę. Musi też zadbać o wszystko, o co trzeba zadbać, jadąc do Włoch.
Nic więcej mu nie przyszło do głowy, więc postanowił uporządkować te pomysły w odpowiedniej kolejności. Zapisał na kartce:
Plan Strategiczny
CEL: Spędzić urlop z Magdą w hotelu Castello Monticello na Wyspie Giglio we Włoszech
I) Zarezerwować hotel Castello Monticello na czas naszego urlopu
II) Przygotować nas do podróży
III) Zamiast do pubu zabrać Magdę (i jej bagaże) na lotnisko
IV) Dostać się na wyspę Giglio
V) Spędzić urlop z Magdą w hotelu Castello Monticello na Wyspie Giglio we Włoszech.
Odległości między kolejnymi punktami powinny być równe. To znaczy zajmować tyle samo sił. Patrząc na kartkę, Darek stwierdził, że punkty od II do V wydają się być podobnie wyczerpujące, natomiast punkt I jest banalnie prosty. Dlatego Darek postanowił połączyć dwa pierwsze punkty w jeden.
Ostatecznie plan Darka wygląda tak:
CEL: Spędzić urlop z Magdą w hotelu Castello Monticello na Wyspie Giglio we Włoszech
I) Zarezerwować hotel i przygotować nas do podróży
II) Zamiast do pubu zabrać Magdę (i jej bagaże) na lotnisko
III) Dostać się na wyspę Giglio
IV) Spędzić urlop z Magdą w hotelu Castello Monticello na Wyspie Giglio we Włoszech.

Teraz Plan Strategiczny należy rozbić na bardziej szczegółowy plan, Plan Operacyjny. Jego celem jest punkt I) z Planu Strategicznego.

Punkt pierwszy planu strategicznego stanie się teraz celem planu operacyjnego:
„Zarezerwować hotel i przygotować nas do podróży”
Magda będzie myślała, że pojadą gdzieś na urlop. Najlepiej by było, gdyby wcześniej nie wydali pieniędzy, które i tak by przepadły. Dlatego trzeba przekonać Magdę do pomysłu na wakacje, który nie będzie wymagał rezerwacji ani żadnej przedpłaty.
Oprócz rezerwacji hotelu, trzeba też kupić bilety. By nie komplikować celu, zamiast dodawać kolejne sformułowania Darek postanawia zmienić go na „Przygotować nas do podróży”.
Do Włoch paszport nie jest potrzebny. Konieczny jest jednak pierścionek zaręczynowy – w końcu głównym zamiarem Darka jest się oświadczyć. Za złotówki nic nie kupi, musi mieć więc euro. By nie przepłacać, najlepiej kupić je wcześniej w kantorze internetowym. Z drugiej strony trzeba to zrobić tuż przed wyjazdem, by nie bawić się w inwestora walutowego.
Trzeba jeszcze na wszelki wypadek zaopatrzyć się w ubezpieczenie turystyczne. Warto poznać kluczowe słowa po włosku i zapisać numery do urzędu konsularnego. Można też spakować rzeczy, które mogą się przydać, nie zabiorą dużo miejsca, a we Włoszech mogą być drogie: leki przeciwbólowe, plastry czy nawilżane chusteczki.
Ostatecznie plan operacyjny Darka wygląda tak:
Plan Operacyjny
CEL: Przygotować nas do podróży
  1. Zarezerwować hotel i bilety lotnicze
  2. Kupić pierścionek zaręczynowy
  3. Zdobyć podstawowe informacje
  4. Kupić euro
  5. Przygotować nas do podróży
Teraz plan wydaje się Darkowi dużo bardziej przyjazny. Widzi już konkretne zadania, które musi wykonać. Jednakże by lepiej zmotywować się do realizacji planu, postanowił rozbić go na jeszcze bardziej szczegółowy, który będzie składał się już z konkretnych czynności do wykonania.
Plan Taktyczny
CEL: Zarezerwować hotel i bilety lotnicze
a. Sprawdzić możliwe terminy wylotu
b. Wybrać najkorzystniejszy termin
c. Zarezerwować bilety lotnicze
e. Zarezerwować hotel Castello Monticello
Po przygotowaniu planu, który składa się z konkretnych działań, Darek zapisał je sobie w kalendarzu i zabrał się za przygotowanie planu dla kolejnego punktu planu operacyjnego, czyli zakupu pierścionka zaręczynowego.

Teraz już mamy gotowy plan działań, które są dla nas jasne i jednoznaczne. Ważne jest to, by na każdym poziomie planu wykonanie kolejnych punktów planu wymagało podobnego wysiłku. Jeżeli Plan Operacyjny nie będzie składał się jeszcze z konkretnych działań do wykonania, to należy rozwinąć go na kolejny poziom, Plan Działań (zaznaczam wówczas kwadracikami, które po wykonaniu przekreślam X).

CEL: Cel
I) Punkt pierwszy planu strategicznego
1 ) Punkt pierwszy planu operacyjnego
a) Punkt pierwszy planu taktycznego
b) Punkt drugi planu taktycznego
c) Punkt trzeci planu taktycznego
d) Punkt czwarty planu taktycznego
e) Punkt pierwszy planu operacyjnego
2 ) Punkt trzeci planu operacyjnego
3 ) Punkt czwarty planu operacyjnego
4 ) Punkt pierwszy planu strategicznego
II) Punkt drugi planu strategicznego
III) Punkt trzeci planu strategicznego
IV) Punkt czwarty planu strategicznego
V) Cel

Ciekawi, czy plan Darka się udał?

Darek i Magda to jedne z postaci, których historie będą Wam towarzyszyły w Elementarzu. W kolejnych rozdziałach poznacie ich losy 🙂

Ciekawostki zza kulis:

  • W zamyśle podróż miała mieć miejsce na wyspę Pianosa, jednak w trakcie pisania okazało się, że ta wyspa jest zamkniętą bazą wojskową.
  • Pub Giglio jest fikcyjny (Pianosa też).

Streszczenie:

Dzięki planowaniu można przejąć stery życia i dotrzeć tam, gdzie się chce. Plan nie jest sztywnym ograniczeniem, jest narzędziem, którego zadaniem jest pomoc w osiągnięciu celów. Planując należy przewidzieć możliwie jak najwięcej okoliczności – czynników zewnętrznych oraz czynników wewnętrznych. Trzeba pamiętać o tym, że okoliczności te się zmieniają; gdy zmienią się w istotny sposób, należy dostosować plan do nowych okoliczności. Prostym przykładem planu jest plan dekompozycyjny, który polega na rozwijaniu czynności do wykonania na coraz bardziej szczegółowe poziomy – aż do prostych i łatwych do wykonania czynności. Pierwszym krokiem planowania jest ustalenie obecnego stanu. Następnie należy określić cel, najlepiej według zasady SMART. Następnie należy wykonać plan kilku (4-6) działań, a następnie dla pierwszej czynności przygotować następny, bardziej szczegółowy plan. Rozwijać poziomy należy aż do momentu dotarcia do części elementarnych – prostych zadań do wykonania.


Pojęcia:

Czynniki wewnętrzne, czynniki zewnętrzne, zmienne okoliczności, plan dekompozycyjny, stan obecny, SMART, plan strategiczny, plan operacyjny, plan taktyczny, plan działań


W poprzednim rozdziale:

przypomnij sobie jak się określa cele finansowe

W następnym rozdziale:

dowiedz się czym jest model cyklu życia

 


Bibliografia:

  1. Tracy B., Sukces tu i teraz, Gliwice 2011.